Manual Software Pymes

fecha publicacion Publicado el 2018/03/16

Categoria Documentos


Manual de manejo del programa PYMES

1. Usuarios: Los usuarios pueden ser clientes, proveedores y/o empleados; pero los empleados pueden tener roles dentro del sistema y cada uno de ellos tiene permisos para crear, modificar y consultar información. (*Rol Administrador, *Rol Vendedor, *Rol Cajero, *Rol Secreataria).

Para ver como se crea un nuevo usuario damos clic en - Nuevo donde se muestra paso a paso como crear un nuevo usuario con su respectivo Rol.

2. Inventario

   2.1 Productos: Los productos pueden ser servicios o Articulos y los articulos pueden ser producto terminado, insumos, materias primas, equipos muebles y enseres.

     Para ver como se crea un producto nuevo damos un clic en - Nuevo donde se muestra paso a paso la creación de un servicio o de un producto.

    2.2 Planilla de inventario:    La planilla de inventario la usamos para hacer conteos del inventario donde podemos saber las cantidades de cada articulo de la empresa y si por alguna razón falta      algún producto en esta planilla se puede ver cuanto es el valor total de los productos faltantes.

    Para ver como se realiza un conteo de inventario paso a paso damos clien - Nuevo

3. Compras: En las compras Este departamento tiene como función principal gestionar la adquisición de bienes y servicios, teniendo en cuenta la mejor opción en el mercado, para suplir las necesidades de las diferentes dependencias de la empresa.

   3.1 Factura de compra: Una factura, factura de compra o factura comercial, es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información                 fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, tambien carga a la cartera una cuenta por pagar.

   Para ver como se crea una factura de compra damos un clic en - Nuevo.   

4. Ventas: Este departamento tiene como función principal gestionar la venta de los productos o servicos, a los clientes de la empresa.

    4.1 Factura de venta: Una factura de venta es un documento revelador, que hace constar la adquisición y entrega de un bien o servicio, por medio del cual se específica la fecha de la operación, el nombre de la partes de la operación de consumo, la descripción del producto o servicio objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago, entre otros conceptos, que se encuentran especificados como requisitos mínimos de una factura.

    Para ver como se crea una factura de venta damos un clic en - Nuevo

    4.2 Factura POS: La factura pos es un documento comercial que refleja la venta de un producto o un servicio el cual tiene una serie se condiciones.

           Para ver como se crea una factura POS damos un clic en  - Nuevo          

    4.3 Cambios: Los cambios son documentos que se usan después de realizarse la factura POS, estos cambios devuelven la mercancía al inventario y se genera un valor a favor del cliente.

             Para ver como se crea un cambio damos un clic en - Nuevo.

5. Tesoreria: Es el área de una empresa en la que se gestionan las acciones relacionadas con las operaciones de flujos monetarios, incluye, básicamente, la gestión de los ingresos y egresos.

   5.1 Recibo de caja: Es un documento administrativo y/o contable que se utiliza para registrar los diferentes recaudos de dinero que tenga la empresa por concepto de cualquier transacción                    comercial.

         Para ver como se crea un recibo de caja damos un clic en - Nuevo

       5.2 Egreso: Es un documento administrativo y/o contable que se utiliza para registrar los diferentes pagos de dinero que tenga la empresa por concepto de cualquier transacción                                       comercial.

      Para ver como se crea un recibo de caja damos un clic en - Nuevo

6. Datos de referencia: En este departamento se encuentran los documentos que son usados como complemento en otros documentos, se encuentran en esta carpeta por que no se manipulan directamente.

    6.1 Sede: En este documento se encuentra toda la información referente a la empresa como es la dirección, el teléfono, la resolución de facturación y el logo. Esta información es usada en las impresiones de las facturas los recibos y egresos entre otros. 

    Para cambiar los datos de este documento damos clic en - Nuevo.

    6.2 Naturaleza: Este documento es usado en las facturas de compra y en los egresos para hacer referencia al servicio o al producto que se está comprando, Ej - Arriendo - Aseo y cafetería etc.

   Para ver cómo crear una naturaleza nueva damos clic en - Nuevo.

7. Reportes: En este departamento encontraremos la consolidación de los diferentes documentos para brindar información detallada, consolidad, en tableros o en filtros según sea el caso de la consulta.

  Para ver el funcionamiento de los reportes damos clic en Nuevo

   7.1 Explorar información: En este departamento podemos consultar toda la información de cada uno de los documentos consolidada y totalizada.

   Para ver cómo funciona este departamento damos clic en Nuevo

8. Caja y bancos: Son dos cuentas que tienen el mismo funcionamiento y que la única diferencia entre ellas es que en "caja" se contabiliza el dinero que está físicamente en la empresa, mientras que en "bancos" se contabiliza el dinero que la empresa tiene ingresado en los bancos, esta caja se activa con los recibos de caja, egresos y factutas pos.

     8.1         - Abrir  Cuando ingresamos al sistema los roles (Cajero) que manejan dinero deben de abrir una caja e ingresar una base.

     8.2       - Estado Nos permite ver los movimientos de los documentos que estan afectando la caja abierta.

     8.3       - Cerrar Realizamos el conteo de los billetes que se encuentran separados por su respectivo valor y al final se realiza una sumatoria automáticamente.

     8.4        - Reporte Nos permite consultar el estado de las cajas abiertas y cerradas para hacer comparativos y/o consultas de los movimientos de la caja.

9. Cartera: Son las deudas que los clientes tienen con nuestra empresa y las deudas que la empresa tiene con los proveedores. 

  9.1   - Detalle por deudor nos muestra de una forma consolidada todas las cantidades de las obligaciones de un cliente o de un proveedor. 

  9.2    - Obligaciones nos muestra en detalle las obligaciones del cliente o del proveedor por tiempo de vencimiento.

   9.3   - Movimientos  nos agrupa las obligaciones de los clientes y los proveedores por comportamiento. 

   9.4   - Total x estado nos agrupa las obligaciones de los clientes y los proveedores por estado del documento.

   9.5   - Total x mes nos agrupa las obligaciones de los clientes y los proveedores por mes.

   9.6   - Total x deudor nos agrupa las obligaciones de los clientes y los proveedores por deudor y totaliza los valores.

10. Configuración: En esta sección puede realizar los cambios de permisos a los usuarios que tienen ingreso al sistema, también puede configurar el programa para que funcione en un computador sin internet, además puede consultar las ultimas 25 acciones que realizan los empleados dentro del programa. 

  10.1 Usuarios - Permisos: Los usuarios que ingresan al sistema se les puede ampliar los permisos y tambien restringir según las funciones.

   Para ver el funcionamiento de los permisos damos clic en - Permisos

  10.2 Modo offline: En enta sección podemos ver cómo configurar el programa para que funcione sin internet dando un clic en offline (pendiente por manual)

  10.3 Log acciones: En esta sección podemos ver las ultimas 25 acciones que se han realizado en el programa.

   Para ver el funcionamiento de los permisos damos clic en log (pendiente por manual)

11. Documentos para descargar para descargar damos un clic sobre la palabra que se encuentra en azul y subrayada y automáticamente se ejecuta la descarga.

  11.1 Clientes

  11.2 Proveedores

  11.3 Empleados

  11.4 Productos se pueden categorizar para ser usados mas facilmente en los reportes y en los listados de inventarios.

         11.4.1 Nombre artículo es el nombre que se le da al producto ya sea las materias primas, insumos (se recomienda ponerlos en minisculas para que se distingan facilmente) y alos productos terminados (estos ultimos se recomienda en mayuscula para separarlos de los insumos y materias primas).

         11.4.2 Familia artículos es la categoria que se le da a los productos de mayor gerarquia ej: LACTEOS, VERDURAS, PANADERIA entre otros.

         11.4.3 Referencia artículo es usada para marcar los artículos con numeros o con letras y poderlos identificar más facilmente.

         11.4.4 Marca artículo es el nombre de la empresa que fabrica el artículo ej: Sony, Alpina, Colanta etc.

         11.4.5 Tamaño artículo es la unidad de medida o de talla que tiene cada artículo ej: metro, kilo, gramo, litro, L, XL, etc.

         11.4.6 Color artículo es usado en los productos que son categorizados por colores.

         11.4.7 Sexo artículo esta categoria permite marcar le artículo por genero.

  11.5 Cuentas por cobrar

  11.6 Cuentas por pagar

12. Iconos



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