Como funcionan los reportes?

Categoria Personalizacion Videos Reportes

Publicado el 2022/06/05

Los reportes corresponden a la forma de explotar y/o analizar los documentos y la informacion ingresada al software, igual a como se permite crear cualquier documento o campo; en los reportes se permite cruzar o analizar cualquier conjunto de campos, o hacer reportes mas complejos donde se combina informacion de varios documentos o varios reportes segun las necesidades de la empresa

Libre Gestion en los paquetes preconfigura los reportes tipicos con sus graficos de forma que pueda analizar su informacion facilmente, para ingresar a ellos dirigase al Menu > Reportes y seleccione el nombre del reporte que desea ver

Sin embargo si requiere nuevos reportes o modificar los ya existentes, la informacion de este articulo le sera util

Empecemos por crear un nuevo reporte, en el Menu seleccionamos Reportes > Nuevo

Debemos tener organizado o anotado previamente que informacion queremos obtener del reporte, ejemplo, cuanto vendi este mes, comisiones por vendedor, recibos de caja del mes, etc, etc

Segun el requerimiento vamos seleccionando las opciones del reporte

• Nombre: con que nombre vamos a referenciar o buscar el reporte despues
• Clasificacion: si es un reporte de ventas, o relacionados con los empleados, o con los impuestos, es la forma de agrupar visualmente los reportes
• Poblacion del reporte: seleccionamos, el documento de donde vamos a tomar la informacion para el reporte, ejemplo los clientes, las facturas de venta, los egresos
• Tipo reporte: hay cuatro opciones,
  • Listado: para explicarlo supongamos tenemos 100 facturas de venta, al seleccionar listado se mostraran las 100 facturas con la informacion de los campos que seleccionemos mas adelante
  • Consolidado: se agrupa la informacion de las 100 facturas dependiendo de los campos seleccionados, ejemplo seleccionando los campos cliente y total, se generara un reporte con el total por cada cliente, se pasa de 100 registros a 20, suponiendo que hay 20 clientes diferentes
  • Union de reportes: Corresponde a la forma concatenar o unificar dos o mas reportes
  • Cruce de reportes: Aplica para cruzar o comparar dos o mas reportes, ejemplo cruzar ordenes de produccion del proyecto X y el total de los egresos del mismo proyecto

En este primer articulo solo analizaremos los reportes listado y consolidado

Una vez guardado el nuevo reporte nos aparecen las siguientes opciones

Campos fuente: Se muestra un listado de todo los campos que contiene el documento a analizar y marcados solo los que se usan en el reporte, tener en cuenta si selecciona un campo FK o compuesto, como el cliente se mostraran todos los campos del cliente para poder decidir si se muestra el nombre y/o el telefono o que informacion del cliente se muestra, adicional en cada campo se debe seleccionar como se va a mostrar el campo en el reporte

• Campos a clasificar: Para reportes consolidados si se va a agrupar la informacion por el campo, generalmente los campos NO numericos se convierten en campos a clasificar, aunque es posible tener varios campos a clasificar, se recomienda si hay mas de 3, crear varios reportes
• Campos a analizar: Para reportes consolidados, campos numericos a analizar en el reporte, se debe seleccionar si se va sumarizar, tomar el promedio, el minimo, el maximo, etc
• Campos a listar: Para reportes listados, campos a mostrar en el reporte
• Campos a filtrar:Para reportes consolidados o listados, campos que no se van visualizar, pero se requieren para restringuir los datos, ejemplo en el reporte solo se espera las facturas con el campo fecha en febrero

Campos calculados: utilizamos esta opción para realizar operaciones aritmeticas entre los campos del reporte, ejemplo multiplicar la existencia o inventario del producto por el valor de compra, restar el total vendido menos el iva o menos las comisiones, etc

Opciones reporte: en estas opciones podemos cambiar el nombre del reporte, la clasificación, el tipo de reportes, la población del reporte o eliminar el reporte, si se incluye o no, los documentos eliminados

Opciones de cada campo, en cada campo se puede filtrar, ordenar, o agrupar, mover el campo a derecha o a izquierda segun las necesidades, acontinuacion mostramos algunos ejemplos de filtros

No Factura: Consecutivos o campos numericos e puede filtrar por un número o numeros o mayores o menores

Fecha: Campos fecha se puede filtrar por un periodo de tiempo, o agrupar por mes, año o semana de forma que no se muestre el dia del evento sino todas los documentos de ese mes o año

Forma de pago: se puede filtrar todos los documentos seleccionando el crédito y luego dando clic en filtrar.

Cliente: solo mostrar la informacion de un cliente

Estadísticas: Se muestra la sumarizacion de los campos numericos del reporte
Para los campos fecha se muestra el minimo y el maximo de los datos del reporte

Gráficos: Debido a que es mas facil analizar la informacion graficamente, la seccion graficos nos permite graficar o cruzar dos campos del reporte, seleccionamos el tipo de grafico, ejemplo barras y luego seleccionamos el campo fecha más el campos total a pagar, despues de probar varios graficos guardamos la grafica para la proxima vez que se visualice el reporte, si queremos agregar otra grafica nueva damos clic en Agregar grafico.

Tipo de gráfico: se puede graficar por barras, circular, líneas, radar