Estas son las características técnicas que debe tener el sistema o software para que sea aceptado por la Dian según el artículo 36 de la resolución 000042 del 2020:
Que el hardware y software interactúe, permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como emisión de tiquetes, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos, códigos (PLUS), grupos, familias o subfamilias.
Identificar los bienes o servicios, con indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas e impuesto nacional al consumo asociadas a cada bien o servicio.
La agrupación de los bienes y/o servicios puede hacerse en forma diferente a la de departamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que haya escogido quien vende o presta el servicio, deberá identificarse en el servidor de puntos de venta o en la terminal de venta, según el caso.
El artículo exhibido al público deberá encontrarse identificado mediante código de barras u otro tipo de identificación interna.
Elaborar al final del día y conservar en un archivo electrónico el «comprobante informe diario», por cada máquina registradora, computador o cualquier dispositivo usado para expedir el documento equivalente POS. El comprobante deberá contener la siguiente información:
Nombre y apellido o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio;
Número de identificación de las máquinas registradoras o computadores que emitieron el documento equivalente o la factura;
Fecha y hora del comprobante;
Registro del número inicial y final de las transacciones diarias efectuadas por cada dispositivo electrónico;
Discriminación de las ventas brutas de bienes o prestación de servicios por cada departamento, identificando por ítem las operaciones exentas, excluidas y gravadas, estableciendo respecto de estas últimas, el valor de las ventas por cada tarifa de Impuesto sobre las Ventas -IVA y/o impuesto nacional al consumo. En caso de descuentos estos deberán aparecer discriminados por departamentos;
Discriminación por dispositivo electrónico o terminal, especificando el número de transacciones atendidas y valor de las ventas de bienes y/o servicios prestados por cada una de ellas;
Totalización de los medios de pago especificando el número de transacciones y el valor de la operación por cada uno de ellos, desglosando:
Efectivo
Cheques.
Tarjetas débito,
Ventas a crédito.
Bonos.
Vales
Otros, y
Valor total de lo registrado.
Inventario de máquinas registradoras y dispositivo usados para expedir el documento equivalente POS, con su serial indicando su ubicación por cada establecimiento de comercio, sede, oficina, o lugares donde desarrollen sus actividades económicas.
El «comprobante informe diario» deberá elaborarse en forma electrónica o física debiendo formar parte integral de la contabilidad y exhibirse en el establecimiento de comercio cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN lo exija.
La información de que trata el literal i), se debe conservar en el domicilio fiscal del obligado para ser exhibido cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN lo exija.
El sistema P.O.S que se adquiera debe garantizar el cumplimiento de estas características para evitar incumplir con la correcta generación de los documentos equivalentes.
Publicado el 2021/08/31
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