Caracteristicas del sistema POS en Colombia.

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Publicado el 2020/10/18

Caracteristicas del sistema POS en Colombia.

Estas son las características técnicas que debe tener el sistema o software para que sea aceptado por la Dian según el artículo 36 de la resolución 000042 del 2020:

• Que el hardware y software interactúe, permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como emisión de tiquetes, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos, códigos (PLUS), grupos, familias o subfamilias.
• Identificar los bienes o servicios, con indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas e impuesto nacional al consumo asociadas a cada bien o servicio.
• La agrupación de los bienes y/o servicios puede hacerse en forma diferente a la de departamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que haya escogido quien vende o presta el servicio, deberá identificarse en el servidor de puntos de venta o en la terminal de venta, según el caso.
• El artículo exhibido al público deberá encontrarse identificado mediante código de barras u otro tipo de identificación interna.
• Elaborar al final del día y conservar en un archivo electrónico el «comprobante informe diario», por cada máquina registradora, computador o cualquier dispositivo usado para expedir el documento equivalente POS. El comprobante deberá contener la siguiente información:
  1. Nombre y apellido o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio;
  2. Número de identificación de las máquinas registradoras o computadores que emitieron el documento equivalente o la factura;
  3. Fecha y hora del comprobante;
  4. Registro del número inicial y final de las transacciones diarias efectuadas por cada dispositivo electrónico;
  5. Discriminación de las ventas brutas de bienes o prestación de servicios por cada departamento, identificando por ítem las operaciones exentas, excluidas y gravadas, estableciendo respecto de estas últimas, el valor de las ventas por cada tarifa de Impuesto sobre las Ventas -IVA y/o impuesto nacional al consumo. En caso de descuentos estos deberán aparecer discriminados por departamentos;
  6. Discriminación por dispositivo electrónico o terminal, especificando el número de transacciones atendidas y valor de las ventas de bienes y/o servicios prestados por cada una de ellas;
  7. Totalización de los medios de pago especificando el número de transacciones y el valor de la operación por cada uno de ellos, desglosando:
     1. Efectivo
     2. Cheques.
     3. Tarjetas débito,
     4. Ventas a crédito.
     5. Bonos.
     6. Vales
     7. Otros, y
• Valor total de lo registrado.
• Inventario de máquinas registradoras y dispositivo usados para expedir el documento equivalente POS, con su serial indicando su ubicación por cada establecimiento de comercio, sede, oficina, o lugares donde desarrollen sus actividades económicas.
• El «comprobante informe diario» deberá elaborarse en forma electrónica o física debiendo formar parte integral de la contabilidad y exhibirse en el establecimiento de comercio cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN lo exija.
• La información de que trata el literal i), se debe conservar en el domicilio fiscal del obligado para ser exhibido cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN lo exija.

El sistema P.O.S que se adquiera debe garantizar el cumplimiento de estas características para evitar incumplir con la correcta generación de los documentos equivalentes.