Como se debe hacer la factura POS en Colombia

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Publicado el 2021/06/09

Cómo se debe hacer la factura POS en Colombia

El sistema P.O.S es un documento equivalente que puede implementar cualquier contribuyente que tenga puntos de y que haga ventas masivas o al detal, y que es válido incluso en tiempos de la factura electrónica.

El sistema P.O.S es un sistema de facturación por puntos de venta (Point Of Sale), en donde se coloca un sistema de facturación en cada punto de venta o caja conectado a un sistema central de control.

El sistema está compuesto por un hardware o computador, y un software que realiza el proceso de facturación junto con el manejo del inventario.

Aunque se conoce como sistema de facturación el documento que genera no cumple con las características de la factura, sino que es un documento equivalente a la factura, en tanto faltan datos esenciales para que se constituya en factura como es la identificación del cliente (nombre y Nit).

Los documentos equivalentes generados por el sistema P.O.S deben cumplir con los requisitos que señala el artículo el artículo 13 de la resolución 000042 del 2020, que son:

1. Estar denominado expresamente como sistema P.O.S.
2. De conformidad con lo establecido en el literal del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
3. La discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA, el Impuesto Nacional al Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, según corresponda, por cada uno de los bienes vendidos y/o servicios prestados.
4. De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva, incluyendo el número, rango y vigencia autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, en las condiciones que se señalan en la presente resolución.
5. De conformidad con lo establecido en el literal del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.
6. Cantidad, unidad de medida, y descripción específica y códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos y/o servicios prestados, utilizando códigos que permitan la identificación y relación de los mismos.
7. De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.
8. Indicar la calidad del agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas - IVA y autorretenedor en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE, según corresponda.
9. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT-, del fabricante del software y el nombre del software.

Para poder facturar utilizando el sistema POS es necesario solicitar la respectiva resolución de autorización ante la Dian mediante el formato 1302, que se hace en línea desde la cuenta que el contribuyente tenga en la plataforma MUISCA.

Esta autorización es específica para el sistema P.O.S, de manera que si no se tiene el contribuyente no podrá utilizarlo, y si lo utiliza, los documentos generados no tienen valor fiscal como documento equivalente, lo que implica una posible sanción por facturación.

«El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar; salvo que el adquiriente del bien y/o servicio exija la expedición de la factura de venta, caso en el cual se debe expedir factura electrónica de venta.»