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Publicado el 2021/08/31
Se denomina como software contable a aquellos programas relacionados con la contabilidad que tienen como objetivo sistematizar y hacer más fáciles las tareas diarias de contabilidad.
El funcionamiento del software es sencillo:
Estos programas permiten al empresario no tener que perder cientos de horas al año en procesos de facturación o contabilidad. Por ejemplo, algunos softwares emiten facturas periódicas automáticamente o envían las nóminas, algo que de forma manual llevaría casi un día de trabajo.
¿Cuáles son sus verdaderas ventajas? ¿Qué funciones llevan a cabo y por qué se han vuelto tan populares?
Las funciones realizadas por este tipo de programas se pueden contar por decenas, pero las más importantes son las 6 que puede ver a continuación.
Una pequeña o mediana empresa suele ir muy justa de tiempo. No tienen un departamento contable, como las grandes empresas y multinacionales, y por lo tanto para ellos cada minuto es oro.
El manejo de la contabilidad suponía una enorme pérdida de tiempo o de dinero para este tipo de negocios. O bien tenían que estar horas y horas emitiendo facturas, pagando nóminas o calculando cuánto tenían que pagar de impuestos o contrataban a un gestor u asesor que lo hiciera por ellos.
Gracias a los programas de contabilidad ya eso es historia. Hoy en día una pequeña/mediana empresa puede gestionar su propia contabilidad en muy poco tiempo gracias a este software. Mientras que antes tenía que introducir datos, hacer cálculos y extraer conclusiones, ahora solo debe introducir los datos y dejar al software trabajar.
La automatización del software permite que muchas tareas mecánicas desaparezcan. Por ejemplo, hasta la llegada de estos programas había que emitir facturas una a una, enviarlas por correo e incluso imprimirlas para entregarlas en mano.
Con la tecnología de la que se dispone hoy en día, cualquier software es capaz de guardar los datos de sus clientes y generar una factura a partir de otra creada anteriormente.
¿Qué tipo de características debe tener el software contable ideal? ¿Qué debe de buscar antes de comprar o contratar ninguno de ellos? acontinuación se hace una relación de los puntos mas importantes que debe tener un software contable:
El software contable debe ser tan adaptable como la plastilina. Cada empresa es un mundo y tiene necesidades distintas, por lo que no se puede programar todo de la misma forma para cada cliente.
Es evidente que una empresa de cadena debe tener la posibilidad de configurar el programa de una forma distinta a la que la hace una pequeña empresa. El software de contabilidad debe permitir que cada usuario se cree su "propio" software personalizado dentro del mismo.
Aunque los datos se guarden en la nube, no podemos poner todas nuestras esperanzas en ella. Hay que hacer backups de forma regular, guardar todos los datos y asegurarnos ante cualquier fallo informático.
Si el programa hace backups de forma automática, mejor que mejor, pero como mínimo debe dar la posibilidad al usuario de hacer sus propias copias de seguridad.
Hay decenas de programas de contabilidad en el mercado, pero poco a poco todos se van configurando de una forma en la que todos "se entienden". Es decir, que si yo envío información desde el mío, aunque esté "codificada" en un software contable distinto, ambos saben extraer los datos de forma similar.
De nada serviría tener un programa contable con el que enviemos documentos que nadie puede interpretar, ¿verdad?
Dependiendo del tamaño de la empresa, puede que se creen varias capas de usuarios con jerarquías o roles. Es útil que el software permita que haya un administrador y varios usuarios, los cuales solo tengan permitido editar ciertos datos.
¿De qué serviría un software contable que se bloquee si metemos 200 facturas de forma instantánea? El programa debe ser capaz de soportar cualquier subida de información y de guardar todos los datos.
Si se utiliza el programa para facilitar la contabilidad, no tendría mucho sentido que fuera complicado. El software debe ser intuitivo, muy fácil de usar y con una curva de aprendizaje casi nula.
Para que se haga una idea, cualquier persona con un mínimo de conocimiento debería ser capaz de usarlo. Y además, todo el software debería estar apoyado por un soporte y documentos de ayuda.
Si se limita a extraer datos que introducidos y hacer cálculos, el programa no sirve para nada. Necesitamos informes, conclusiones y que nos aporte valor real más allá de los datos.
Huya de los programas que son simples "calculadoras", para eso ya tenemos las de toda la vida.
Como hemos comentado, la mayoría de programas de contabilidad funcionan en la nube. Eso hace que la seguridad sea un punto primordial, pues está claro que no queremos que nadie vea nuestras cuentas.
Analice cuáles son los protocolos de seguridad que lleva a cabo el software y preste especial atención a este punto. Un fallo de seguridad y todas sus cuentas podrían verse al descubierto.
Aunque existan softwares especializados en diferentes sectores, grandes empresas o las asesorías, el que usted compre debe ser escalable. Si usted hoy trabaja solo, pero mañana tiene una empresa de 20 empleados, debería de poder seguir usando el mismo.
Si piensa que va a crecer en un futuro y ve que su programa de contabilidad no es escalable, es mejor que busque otro para no tener que volver a aprender a usar uno nuevo en el futuro.
La última característica es la más evidente: si el software de contabilidad no es compatible con su sistema operativo o navegador preferido, no tiene sentido que lo compre. Revise bien las especificaciones técnicas antes de lanzarse a hacerlo.
Los software contable han revolucionado el mundo de la contabilidad y sus funciones. Mientras que antes al pensar en contabilidad se veía al clásico contador rodeado de folios, calculadoras y tablas de Excel, hoy nos imaginamos a ese mismo contador sentado delante de un ordenador con un programa que hace todo eso por él.
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