Que es el CUNE y cual es su importancia

Publicado el 2022/09/19

¿Qué es el CUNE y cuál es su importancia?

De acuerdo a la Resolución 000013 del 11 de febrero del 2021 (con modificaciones en la Resolución 000037 del 5 de mayo del 2021) la DIAN buscó promover el uso de la nómina electrónica en el país, siendo el 2022 el período definitivo en que todos los grupos de obligados quedaran emitiendo su nómina de esta forma. 

Por ello, dicha resolución, dispuso y desarrolló, la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y con el toda una serie de requisitos que debe cumplir tal documento, para ser completa y perfectamente válido ante la administración de impuestos, para aquellos empleadores que pretendan tomar como deducción en su declaración de renta, el pago que realizan a sus trabajadores.  Así las cosas, la nómina electrónica es un paso más, junto al tema de la facturación electrónica, con el que la DIAN busca hacerles frente a aspectos tan delicados como la evasión tributaria. 

Se trata entonces de un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA), cuando aplique; derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria.

En otras palabras, el documento soporte de pago de nómina electrónica es una factura de pago que recibe la DIAN cada mes.  Una vez aprobada, el empleado puede tener acceso a ella y conocer de manera digital lo devengado, retenido y el valor diferencial que corresponde al pago efectivo que se le realiza en virtud de su contrato.

Por ello, la DIAN ha establecido una serie de normas, estructura, parámetros y codificaciones altamente importantes a la hora de gestionar una nómina electrónica. Uno de los principales requisitos del documento soporte de pago de nómina electrónica es incluir el CUNE (Código Único de documento soporte de Nómina Electrónica).

La siguiente es la información que debe contener el documento soporte de pago de nómina electrónica:

• Debe estar denominado expresamente como un documento soporte de pago de nómina electrónica.

• Incluir nombres y apellidos o la razón social del obligado a emitir la nómina electrónica, incluyendo el NIT.

• Debe contar con los nombres, apellidos e identificación personal del empleado.

• El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).

• Incluir el número consecutivo de control interno; este lo debe implementar el obligado a emitir la nómina electrónica.

• El valor devengado por el empleado junto con sus correspondientes conceptos.

• Incluir las deducciones que se realizan a la nómina con la descripción de los conceptos.

• Debe tener el valor total que se pagó al empleado en su nómina.

• El medio de pago utilizado por el obligado para entregar la contraprestación al empleado (beneficiario del pago).

• La fecha y hora en que se generó.

• La firma digital.

• El apellido y nombre o la razón social y NIT del proveedor de soluciones tecnológicas junto con la identificación del software.

Ahora, bien, el CUNE no debe confundirse con el CUFE. El CUNE es para efectos de la nómina electrónica y el CUFE (Código único de facturación electrónica) es para el proceso de facturación electrónica. En ambos aspectos, la DIAN ha establecido los obligados, parámetros y calendario de implementación.

Pero, ¿Qué es el CUNE?, ¿Por qué es tan importante? y ¿Qué función cumple?

El CUNE es un valor alfanumérico único e irrepetible que se obtiene cuando se genera el documento soporte de nómina. Es tan único que, en caso de presentarse alguna corrección, la nota de ajuste debe incluir un nuevo CUNE, además a manera informativa, se debe plasmar el CUNE original. Lo anterior significa entonces, que se trata de un elemento de carácter obligatorio.

Con ese código es posible identificar cualquier documento de este tipo en todo el territorio nacional o en el mundo y brinda más seguridad al formato y al obligado a emitir la nómina electrónica por sus características técnicas y tecnológicas.

En el numeral 8.1 del anexo técnico, de la Resolución 000013 del 2021 se encuentran las especificaciones que se deben cumplir en la generación del código CUNE, el cual se utiliza con varios propósitos, entre ellos:

• Identifica de forma universal los documentos soporte de pago de nómina electrónica y sus respectivas notas de ajuste.

• Valida la integridad y la autenticidad de la información relevante del documento soporte de pago de nómina electrónica y sus respectivas notas de ajuste.

Por lo tanto, el código CUNE se utiliza para referenciar la nómina que usualmente se genera para cada uno de los trabajadores ya que son documentos que tienen datos importantes y específicos.  Su finalidad es identificar de manera exclusiva el mencionado documento digital. Al ser un código que identifica un documento de nómina electrónica y notas de ajuste, brinda legitimidad y seguridad en cada documento, así como también genera facilidad en la búsqueda de un documento de pago al trabajador.

En conclusión, el código CUNE es el resultado del proceso de ingreso de la información que debe incluir el documento soporte de pago de nómina electrónica, además cuenta con la característica de ser único, tanto para este documento, como para las notas de ajuste que sean necesarias, además es imprescindible para tener un registro electrónico de la ocurrencia o proceso de la generación y pago de la nómina en la empresa y para ser utilizado en el momento que se requiera o cuando se solicite en cualquier instancia legal.

Fuente: comunidadcontable.com