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Que son las novedades en la nomina y porque la importancia de reportarlas

fecha publicacion Publicado el 2022/03/18


Novedades en la nomina

Son los hechos que afectan al monto de las cotizaciones a cargo de los aportantes o de las obligaciones económicas que estos tienen frente al sistema, en PILA se conocen con siglas.

Existen dos tipos de novedades:

  1. Transitorias: son las que afectan temporalmente el monto de las obligaciones económicas, las cuales son:

 

  1. Permanentes: Son las que afectan la cotización base con determinada entidad administradora, como son.

¿Por qué reportar las novedades de liquidación de sueldos?

En el proceso de la realización de nómina o liquidación de sueldos hay muchos detalles que deben tenerse en cuenta. El salario, las fechas de las incapacidades o vacaciones, el control de embarazo, las ausencias y las bonificaciones, solo por mencionar algunos.

Tener un control claro de cada una de estos elementos permite determinar los valores correctos que se van a reportar.

Además te aleja de incurrir en faltas e inexactitudes y tomar decisiones acertadas sobre los empleados.

Por otro lado, también podrás estar al día con los organismos encargados de regular y revisar los pagos correspondientes de los empleados. Estos reportes te servirán como soporte para cualquier petición que te puedan exigir en algún momento determinado.
 

  1. Transitorias

Es el estado de inhabilidad física o mental temporal o definitiva que presenta una persona y que le impide realizar su rutina diaria de manera normal.

El auxilio por incapacidades el reconocimiento de la prestación económica y pago de la misma que hacen las EPS a sus afiliados cotizantes a partir del día 3 de la incapacidad.

  • Los dos primeros días de IGE los paga el empleador. Decreto 2943 de 2013, Artículo 1.

  • Los primeros 90 días de IGE se pagan al 66.67% del salario que cotizó en el último mes. Sentencia C- 543 de 2007.

  • Después del día 90 se paga sobre el 50% del salario que se cotizó en el mes anterior a la incapacidad. Sentencia C- 543 de 2007.

  • Sí el resultado de los días de la IGE es inferior al SMMLV, la compensación tiene que ser igual al 100% del SMMLV. Sentencia C- 543 de 2007.

  • Durante los días de IGE no se realizan aportes a parafiscales. Concepto 17079 de 2005. Ni ARL Decreto 1772 de 1994, Artículo 19.

  • Si el salario es variable, se toma el promedio de lo devengado en el año anterior a la fecha en la que empezó la IGE, o en todo el tiempo de servicios si no alcanzare a un (1) año. CST Artículo 228.

Ejemplo: Si un empleado está incapacitado por ocho (8) días, el pago de la IGE se distribuye de la siguiente manera:

Del día 1 al 2 los paga el empleador, del día 3 al 8 los paga la EPS al 66.67%. Es potestad del empleador pagar un valor mayor al establecido por norma (66.67% o 50%).

La suspensión del contrato de trabajo es la interrupción temporal de actividades laborales sin que por ello se dé fin al contrato entre la empresa y el trabajador. El contrato de trabajo se puede suspender por las siguientes razones:

  • Motivos de fuerza mayor

  • Por ser llamado el trabajador a prestar el servicio militar.

  • Suspensión de actividades o clausura temporal de la empresa.

  • Licencia o permiso temporal (otorgada por el empleador).

  • Muerte o inhabilitación del empleador.

  • Detención preventiva o arresto correccional.

  • Huelga.

Cuando un empleado se encuentra en Comisión de Servicios, es porque la empresa (sector público) donde originalmente trabaja, lo concede por determinado tiempo a otra empresa. Cuando se reporte dicha novedad no habrá pago a la seguridad social por el periodo que dure la comisión. La empresa que lo recibe en comisión de servicios se hará cargo de todos los aportes a seguridad social. Resolución 610 de 2012 Artículo 10. En todos los casos (SLN o Comisión) se debe reportar los días laborados y los días de duración de la novedad.

La licencia de maternidad es un beneficio que la ley ha reconocido a la mujer que ha dado a luz un hijo, siempre que esta sea cotizante del sistema de salud, beneficio que consiste en 18 semanas de descanso remunerado y al padre le concede ocho días de licencia remunerada, de acuerdo con lo definido en la Resolución 1822 de 2017.

Se reporta cuando un cotizante recibe ingresos adicionales al salario que aumentan el valor a cotizar por el periodo, pero no constituyen de manera permanente ingresos del afiliado.

Las vacaciones son una prestación social que consiste en el descanso remunerado al que tiene derecho todo trabajador que hubiere prestado sus servicios a un empleador, durante un año y que consiste en quince (15) días hábiles.

En la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA), los permisos remunerados deben ser reportados con novedad de vacaciones, (Licencia por luto, calamidad doméstica, etc.).

El trabajador tiene derecho a 15 días hábiles de descanso remunerado por un año de trabajo, sin embargo, si éste no las ha disfrutado puede pedir a su empleador que le compense en dinero la mitad de éstas, o si al momento de la finalización del contrato no las ha disfrutado deberán ser compensadas en dinero.

Las vacaciones compensadas en dinero hacen base para liquidar los aportes al sistema parafiscales. Concepto 160007 de 2011.

Son aportes adicionales que puede efectuar el cotizante a la pensión obligatoria con el fin de aumentar el capital para obtener la pensión y de esta forma optar por una mayor pensión o un retiro anticipado.

Este aporte es opcional y se puede realizar cuando el cotizante así lo quiera, no genera obligación de pago, es decir que se puede aportar un mes sí y otro no.

Esta novedad hace referencia a la incapacidad temporal generada por un accidente de trabajo o una enfermedad profesional.

La ARL le reconoce al empleador el aporte que realiza a pensión (12%) y salud (8.5%) durante los días de incapacidad de riesgos. Ley 776 de 2002 Artículo 3.

Si un empleado está incapacitado por riesgos laborales 10 días, el pago de la IRP se distribuye de la siguiente manera:

El primer día de la IRP lo paga el empleador al 100%.

Del día 2 en adelante lo paga la ARL al 100%.

Los aportes a Salud y Pensión se realizan por la totalidad del salario (Ley 776 de 2002 Artículo 3).
 

*Ausentismo: Son las novedades donde el empleado NO labora

 

2. Permanentes:

Indica el inicio de la relación laboral, es posible reportar esta novedad a todos los sistemas o a algunos, según el tipo de cotizante. Resolución 1747 de 2008.

El cotizante independiente siempre debe cotizar 30 días cuando se reporta novedad de ingreso

Esta novedad indica la finalización de la relación laboral. Es posible reportar esta novedad a todos los sistemas o a algunos según el tipo de cotizante. Resolución 2388 de 2016.

El cotizante independiente siempre debe cotizar 30 días cuando se reporta novedad de retiro.

Esta novedad se reporta el segundo mes de haber reportado la novedad TAA (Traslado a otra administradora) siempre y cuando el traslado sea aprobado; en este caso se requiere empezar a generar aportes a la nueva administradora a partir del periodo que se va a liquidar.

La novedad de traslado TAE (EPS) y/o TAP (AFP) se utiliza cuando un cotizante se va a trasladar de administradora y va a notificar dicho traslado al actual.

La novedad de traslado a otra administradora se hace efectiva sólo a partir del primer día del segundo mes siguiente a la fecha de presentación de la solicitud. Decreto 806 de 1998 Art 56 - Decreto 1406 de 1999 Art 42.

Por esta razón cuando se reporta esta novedad, el pago se le debe realizar a la administradora donde se encuentra actualmente afiliado el cotizante y no a la que se va a trasladar.

Esta novedad se reporta el segundo mes de haber reportado la novedad TAA (Traslado a otra administradora) siempre y cuando el traslado sea aprobado; en este caso se requiere empezar a generar aportes a la nueva administradora a partir del periodo que se va a liquidar.

La novedad de traslado TAE (EPS) y/o TAP (AFP) se utiliza cuando un cotizante se va a trasladar de administradora y va a notificar dicho traslado al actual.

La novedad de traslado a otra administradora se hace efectiva sólo a partir del primer día del segundo mes siguiente a la fecha de presentación de la solicitud. Decreto 806 de 1998 Art 56 - Decreto 1406 de 1999 Art 42.

Por esta razón cuando se reporta esta novedad, el pago se le debe realizar a la administradora donde se encuentra actualmente afiliado el cotizante y no a la que se va a trasladar.

Esta novedad se reporta cuando a un cotizante se le realiza un aumento salarial de manera permanente, lo cual significa que los aportes de este periodo en adelante se continuarán realizando con la nueva base salarial.

Esta novedad se reporta cuando el trabajador, durante el periodo cotizado ha sido cambiado de tarifa de riesgos. Resolución 1747 de 2008.


 


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